La importancia de las etiquetas en un sistema de documentación

El establecer un sistema de documentación en la industria farmacéutica requiere de esfuerzos necesarios para organizarlo y mantenerlo en una forma adecuada, ya que la mayor parte de las veces que es revisado por cualquier institución reguladora no cumplen con los requerimientos necesarios.

Todos los documentos que complementan este sistema son de vital importancia, pero un tipo de documentos que subestimamos su importancia, son las etiquetas.

Las etiquetas son de suma importancia porque reúnen gran cantidad de información en espacios reducidos.

Estas deben de contener al menos:

Esta información va desde el puro hecho de darla a conocer hasta rastrear un producto y si llegase a suceder retirarlo del mercado.

Las siguientes recomendaciones pueden ser de mucha utilidad al tratarse de documentos de registro, como etiquetas o bitácoras.

Los REGISTROS

No se escriben con lápiz

No se borran

Los REGISTROS deben ser

Permanentes!!!!

• Se debe llevar registro de TODAS las acciones efectuadas
• Guardar los registros de fabricación hasta 1 año después de la fecha de vigencia del lote

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Recomendaciones para diseñar e implementar un sistema de documentación

El diseño de un útil y racional sistema de documentación en la industria farmacéutica, es una tarea que requiere de conocimientos técnicos, pero también una alta dosis de sentido común. Es como elaborar un traje a la medida.

Las siguientes recomendaciones son muy generales y su utilización dependerá de las características específicas de la empresa.

Organización de los documentos

Es conveniente organizarlos de la siguiente manera:

Todo sistema de documentación va a contener documentos que emanan y están dirigidos a diferentes niveles de la empresa y son por ello documentos de alcance diferente. Al concebir el sistema nos podemos encontrar con la disyuntiva de por donde empezar. No hay una respuesta única a esta cuestión, ya que podemos a partir de los documentos legales hasta los documentos de rastreabilidad o viceversa, es decir de arriba abajo y de abajo a arriba.

Programa de documentación

Para facilitar la elaboración del sistema de documentación, resulta muy conveniente elaborar un programa de documentación. Este debe contener por lo menos lo siguiente:

Se recomienda ser lo suficientemente flexible como para modificar cualquier aspecto que la práctica así lo aconseje.

Los documentos detallados tienen especial importancia para los procedimientos normalizados de operación. Pero recuerde que los operadores se sentirán aliviados si el procedimiento consta de pocas páginas.

El control de la documentación

Otra sugerencia que es útil, es no comenzar a trabajar en el sistema de documentación, si no se tiene visualizado o concebido su control. Esto se le hará más difícil en la medida en que vayan avanzando en la elaboración de los documentos. Comience con los documentos sencillos y vaya a lo más complejo.

El control de documentos deberá incluir:

La seguridad de documentos

Archive sus documentos en muebles que dispongan de medidas de seguridad. El acceso al local de los archivos debe estar restringido. Los documentos vigentes y obsoletos deben estar en carpetas y ficheros diferentes. La elaboración, modificación, reproducción o circulación de los documentos deberá hacerse solamente previa autorización.

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Documentación, factor clave en el cumplimiento de GMP's

El manejo de la documentación en la industria farmacéutica constituye una de las tareas a las que se debe prestar una mayor atención. Frecuentemente nos encontramos, con que los esfuerzos necesarios para organizar y mantener un adecuado sistema de documentación son apreciados como un mal necesario.

El sistema de documentación es uno de los elementos que con carácter obligatorio son revisados durante las inspecciones de cualquier institución reguladora. Generalmente entre el 20 y 30 por ciento de las desviaciones que se detectan en una inspección farmacéutica, en cada uno de los elementos o sistemas inspeccionados, están directamente relacionados con la parte documental del sistema de calidad.

Y es que prácticamente todas las regulaciones nacionales e internacionales sobre las Buenas Practicas de Manufactura (BPM) establecen como principio que una “buena documentación constituye una parte esencial del sistema de aseguramiento de la calidad” y como tal, debe estar presente para todos los aspectos de las BPM.

Ninguna regulación sobre las BPM nos dirá a detalle como deberá ser el sistema de documentación, pero sin embargo deberemos garantizar que el mismo cumpla al menos con los siguientes objetivos:

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